Retningslinjer for personvern

Eltel AB og dets datterselskaper driver virksomhet i Sverige, Finland, Norge, Danmark, Tyskland, Litauen og Polen. Det respektive datterselskapet («heretter kalt Eltel») er en kontraktsfestet avtalepartner og er ansvarlig for korrekt håndtering av personopplysninger som samles inn i henhold til disse retningslinjene. Eltel behandler personopplysninger som vi mottar i virksomheten vår med kunder, partnere, leverandører, entreprenører eller andre relevante tredjeparter, for blant annet HR-relaterte formål, kontraktsmessige forhold, informasjonsmessig formål, fakturering, serviceforbedring og markedsføringsmessige formål. Personopplysninger kan også behandles til andre formål, slik det er beskrevet nedenfor. Disse retningslinjer for personvern i Eltel forklarer hvilke personopplysninger som behandles, formålene som personopplysningene brukes til, hvordan personopplysningene behandles samt rettigheter til det registrerte med hensyn til behandling av personopplysninger. Alle personopplysninger behandles i overensstemmelse med disse retningslinjer for personvern og gjeldende databeskyttelseslovgivning.

Eventuelle spørsmål om hvordan Eltel innhenter, behandler og lagrer persondata, skal rettes til den lokale Eltel-representanten i hver jurisdiksjon, som beskrevet på slutten av disse retningslinjene.

1. Bakgrunn og formål

Formålet med disse retningslinjene for personvern er å beskytte Eltels kunder, partnere, leverandører, entreprenører og andre relevante tredjeparters rettigheter med hensyn til overholdelse av gjeldende databeskyttelseslovgivning og å gi informasjon om Eltels rettigheter som ansvarlig for håndtering av data.

2. Anvendelsesområder og omfang

Retningslinjene gjelder for alle enheter og alle medarbeidere i Eltel-konsernet.

3. Definisjon av personopplysninger og behandling av personopplysninger

Begrepet «Personopplysninger» brukes til å beskrive alle opplysninger som kan brukes til å direkte eller indirekte identifisere en spesifikk enkeltperson. Eksempler på personopplysninger er en persons fornavn og etternavn, telefonnummer, personnummer, adresse, faktorer knyttet til fysisk utseende og informasjon om ansettelse, CV, samt en persons e-mailadresse, online brukernavn og IP-adresse.

Behandling av personopplysninger er en driftsoppgave som foretas i forbindelse med personlige opplysninger uavhengig om det foregår automatisk eller ikke. Dermed inkluderer behandling for eksempel innsamling, registrering, lagring, tilpasning eller modifisering, henting, overføring eller på en annen måte gjøre informasjon tilgjengelig ved å kombinere datasett og sletting av data.

4. Personopplysninger som behandles av Eltel

Type personopplysninger og kilde	Formål	Rettsgrunnlag	Oppbevaringstid/ kriterier
Identifikasjons-opplysninger; navn, personnummer, fødselsdato og nasjonalitet	Å gjøre Eltel i stand til å oppfylle alle avtalemessige forpliktelser	Oppfylle en avtale	I avtalens løpetid og så lenge det kreves i henhold til gjeldende lovgivning for bokføring og arkivering samt så lenge et krav kan stilles mot Eltel
Kilde: Fra den registrerte eller den registrertes arbeidsgiver	Å gjøre Eltel i stand til å oppfylle sine plikter i forbindelse med kontraktsmessige forhold. Dette omfatter behandling av personopplysninger til fakturering, opplysninger/ kontakter, dokumentasjon på tilgjengelige tjenester, transaksjoner med registrering og planlegging og utførelse av tjenester	Oppfylle en avtale	I avtalens løpetid og så lenge det kreves i henhold til gjeldene lovgivning for bokføring og arkivering samt så lenge et krav kan stilles mot Eltel
	For å gjøre det mulig for Eltel å styre en effektiv prosedyre i nødstilfeller og krisehåndtering. For å gjøre det mulig for Eltel å foreta kredittvurderinger, sikre konfidensialiteten til kommersielt sensitive opplysninger og foreta sikkerhetsundersøkelser. For å gjøre Eltel i stand til å administrere og vedlikeholde personlige registreringer, og opprette databaser over medarbeidere, kunder, partnere, leverandører, entreprenører og andre relevante tredjeparter, herunder opplysninger om tilbudte tjenester, mottatt tjenester og forretningsmuligheter. For å gjøre det mulig for Eltel å offentliggjøre henvisninger på Eltels hjemmeside og i ekstern kommunikasjon [1] For å gjøre det mulig for Eltel å gjennomføre undersøkelser og evalueringer med hensikt til å planlegge, organisere og administrere arbeidet og sikre dets kvalitet.	Legitim interesse
Kontaktoplysninger; adresse, telefonnummer, e-mailadresse	For å gjøre Eltel i stand til å komme i kontakt med de respektive parter for å oppfylle alle plikter i forbindelse med avtaleforholdet.	Oppfyllelse av en avtale	I avtalens løpetid og så lenge det kreves i henhold til gjeldende lovgivning for bokføring og arkivering samt så lenge et krav kan stilles mot Eltel
Kilde: Fra den registrerte eller den registrertes arbeidsgiver	For å gjøre det mulig for Eltel å administrere og oppfylle alle forpliktelser i henhold til forskriftsmessig lov samt regulatoriske og selskapsmessige plikter. Dette omfatter å gi korrekte opplysninger til relevante myndigheter som skatteetaten, og å samle inn opplysninger i forbindelse med rettsaker	Juridiske forpliktelser	I avtalens løpetid og så lenge det kreves i henhold til gjeldende lovgivning for bokføring og arkivering samt så lenge et krav kan stilles mot Eltel
Kilde: Fra den registrerte eller den registrertes arbeidsgiver	For å gjøre det mulig for Eltel å styre en effektiv prosedyre i nødstilfeller og krisehåndtering. For å gjøre det mulig for Eltel å foreta kredittvurderinger, sikre konfidensialiteten til kommersielt sensitive opplysninger og foreta sikkerhetsundersøkelser. For å gjøre Eltel i stand til å administrere og vedlikeholde personlige registreringer, og opprette databaser over medarbeidere, kunder, partnere, leverandører, entreprenører og andre relevante tredjeparter, herunder opplysninger om tilbudte tjenester, mottatt tjenester og forretningsmuligheter. For å gjøre det mulig for Eltel å offentliggjøre henvisninger på Eltels hjemmeside og i ekstern kommunikasjon [2] For å gjøre det mulig for Eltel å gjennomføre undersøkelser og evalueringer med hensikt til å planlegge, organisere og administrere tjenestene for å sikre arbeidets kvalitet.	Legitim interesse	I avtalens løpetid og så lenge det kreves i henhold til gjeldende lovgivning for bokføring og arkivering samt så lenge et krav kan stilles mot Eltel
HR-opplysninger; arbeidskvalifikasjoner, tidligere arbeidserfaring, testresultater, CV’er Kilde: Fra den registrerte eller den registrertes arbeidsgiver	For å gjøre det mulig for Eltel å tilby og levere tjenester til kunder og partnere, og for å delta i anbud. For å gjøre Eltel i stand til å administrere og vedlikeholde personlige registreringer, og opprette databaser over medarbeidere, kunder, partnere, leverandører, entreprenører og andre relevante tredjeparter, herunder opplysninger om tilbudte tjenester, mottatt tjenester og forretningsmuligheter.	Legitim interesse	I avtalens løpetid og så lenge det kreves i henhold til gjeldene lovgivning for bokføring og arkivering samt så lenge et krav kan stilles mot Eltel
Faktureringsopplysninger; bankopplysninger, kredittkortnumre og faktureringsopplysninger Kilde: Fra en kontraherende part	For å gjøre Eltel i stand til å oppfylle sine plikter i forbindelse med kontraktsmessige forhold. Dette omfatter behandling av personopplysninger til fakturering, dokumentasjon av tjenester som tilbys og transaksjoner med registrering. For å vedlikeholde regnskapsmateriale eller andre økonomiske poster med hensyn til bokføring	Oppfyllelse av en avtale Juridiske forpliktelser	I avtalens løpetid og så lenge det kreves i henhold til gjeldende lovgivning for bokføring og arkivering samt så lenge et krav kan stilles mot Eltel
Opplysninger om oppgave; arbeidstid, arbeidsoppgaver, arbeidsbeskrivelse Kilde: Eltel	For å gjør det mulig for Eltel å tilpasse sin organisatoriske struktur, administrasjon av arbeidsstyrken, prosjekttid og ressursplanlegging av arbeidstiden. For å gjøre det mulig for Eltel å gjennomføre undersøkelser og evalueringer med hensikt til å planlegge, organisere og administrere tjenestene og oppgaver for å sikre arbeidets kvalitet	Legitim interesse	I avtalens løpetid og så lenge det kreves i henhold til gjeldende lovgivning for bokføring og arkivering samt så lenge et krav kan stilles mot Eltel
Kommunikasjonsdata; korrespondanse med Eltel via e-mails, telefon, fax eller post Kilde: Eltel	For å gjøre Eltel i stand til å sikre korrekt autorisasjon, tillatelse og tilgang til fasiliteter og IT-systemer, og å overvåke og sikre overholdelse av regler som er kommunisert om tillat bruk av IT-systemer samt å sikre at kommersielt sensitive opplysninger forblir konfidensielle. For å gjøre det mulig for Eltel å administrere og opprettholde avtaleforhold.	Legitim interesse Oppfyllelse av en avtale	I avtalens løpetid og så lenge det kreves i henhold til gjeldene lovgivning for bokføring og arkivering samt så lenge et krav kan stilles mot Eltel
Digitale opplysninger; innsamlede personopplysninger, når Eltels tjenester og hjemmesider brukes og applikasjoner inklusive IP-adresser, browserdata, trafikkdata og brukermønstre. Kilde: Eltel	For å gjøre Eltel i stand til å sikre korrekt autorisasjon, tillatelse og tilgang til fasiliteter og IT-systemer, og å overvåke og sikre overholdelse av regler som er kommunisert om tillat bruk av IT-systemer samt å sikre at kommersielt sensitive opplysninger forblir konfidensielle.	Legitim interesse	I avtalens løpetid og så lenge det kreves i henhold til gjeldende lovgivning for bokføring og arkivering samt så lenge et krav kan stilles mot Eltel

[1] Merk at opplysninger kun gis videre hvis Eltel har mottatt samtykke til det

[2] Merk at opplysninger kun gis videre hvis Eltel har mottatt samtykke til det

5. Hvordan personopplysningene håndteres

Eltel behandler kun personopplysninger til de formålene de ble samlet inn for og som er angitt i skjemaet. Ytterligere behandling kan forekomme, hvis det er lovlig og kompatibelt med de formålene personopplysningene opprinnelig ble samlet inn for. Eltel har tatt egnede tekniske og organisatoriske forholdsregler for å beskytte personopplysninger og å sikre at bare autoriserte personer får tilgang til disse. De organisatoriske forholdsreglene som er tatt er f.eks. policyer, instrukser og retningslinjer for sikkerhetstiltak samt administrasjon av logg- og revisjonssporsystemer.

Eltel kan ha behov for å gi personopplysninger til relevante myndigheter (f.eks. skattemyndigheter) på bakgrunn av forskriftsmessig lover og for å oppfylle alle juridiske forpliktelser.

Fordi Eltel er et datterselskap i et konsern bestående av selskaper med forretningsaktiviteter i forskjellige land, kan det være nødvendig å overføre personopplysninger til selskap i konsernet utenfor den registrerte personens eget land, der personopplysninger er nødvendige for at Eltel skal oppfylle formålene som er oppgitt i skjemaet over. Dette vil alltid være gjenstand for vurdering i henhold til lokal lovgivning og kontraktkrav.

Personopplysningene kan også overføres til og behandles av selskaper innenfor EØS som utfører tjenester for Eltel (databehandlere), for at disse selskapene skal være i stand til å utføre tjenestene som kreves av Eltel. Tjenester som kan kreves er eksempelvis, men ikke begrenset til, levering av infrastruktur, forsikring og administrasjon av IT-tjenester. Kun personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle formålene vil gis til relevante parter. Databehandlerne er forpliktet til å handle i henhold til Eltels instruksjoner, og å innføre passende tekniske og organisatoriske tiltak for beskyttelse av personopplysningene.

6. Tilgang til oppysninger

Personopplysninger er kun tilgjengelig for autoriserte medarbeidere som har en jobb hvor det er nødvendig å behandle personopplysninger for å gjennomføre sine oppgaver. Disse medarbeiderne får bare tilgang i overenstemmelse med prinsippet om minst mulig tilgang, og har derfor kun tilgang til personopplysninger som er strengt nødvendige for gjennomføring av formålene med behandlingen. Tilgjengelighet, konfidensialitet og integritet av logger som inneholder personopplysninger er alltid sikret.

7. Varighet av behandling og sletting av personopplysninger

Eltel vil ikke oppbevare eller behandle personopplysninger i lengre tid enn hva som er nødvendig for å oppfylle de spesifikke formålene angitt i skjemaet over eller på annen måte i disse retningslinjer for personvern, eller i henhold til gjeldende lover. Følgelig vil Eltel når formål er oppfylt som angår en spesifikk type personopplysninger, slette de relevante personopplysningene så snart det er mulig.

8. Rettigheter angående personopplysningene

En registrert person har rett til å anmode om tilgang til personopplysningene vedrørende vedkommende. Retten til tilgang omfatter opplysninger om hvorvidt personopplysninger vedrørende en person behandles eller ikke, de relevante personopplysninger som behandles og formålet med behandlingen. En registrert person har også rett til å utbedre eller fullstendiggjøre personopplysninger såfremt personopplysningene er unøyaktige eller ufullstendige.

Sletting av personopplysninger kan også kreves hvis personopplysningene bl.a. ikke lengre er påkrevd i forbindelse med formålene de ble samlet inn for, hvis behandlingen er ulovlig, eller hvis personopplysningene skal slettes for å overholde en EU- eller EØS-rettslig forpliktelse eller i en registrert persons eget land som Eltel er underlagt. Listen er ikke uttømmende og spørsmål vedrørende behandlingen bes rettet til Eltel hvis en registrert person ønsker at vedkommendes opplysninger slettes. En registrert person er også berettiget til å protestere over visse behandlinger eller anmode om at behandlingen av personopplysningen skal begrenses, hvis den registrerte personen mener at det skal stilles spørsmål vedrørende nøyaktigheten av personopplysninger, hvis den registrerte personen mener at behandlingen er ulovlig, eller hvis den registrerte personen mener at Eltel ikke lengre har behov for personopplysninger som er angitt i skjemaet over eller i disse retningslinjer for personvern.

Det bemerkes at selv om en registrert person protesterer over bestemte behandlinger, kan Eltel ha behov for å fortsette lagring av personopplysninger etter behov i henhold til gjeldende lovgivning, f.eks. for å oppfylle juridiske kontraktsforpliktelser. Hvis en registrert person har klager over hvordan personopplysningene behandles, eller ønsker flere opplysninger, kan vedkommende kontakte Eltel. En registrert person er også berettiget til å levere en klage angående databehandlingen hos den relevante tilsynsmyndighet, dvs. Datainspektionen (Sverige) - www.datainspektionen.se; Office of the Data Protection Ombudsman (Finland) - www.tietosuoja.fi; Datatilsynet (Norge) - www.datatilsynet.no; Datatilsynet (Danmark) - www.datatilsynet.dk; Datatilsynet (Tyskland) - www.datenschutzkonferenz.de; State Data Protection (Litauen) - www.ada.lt; and The Bureau of the Inspector General for the Protection of Personal Data (Polen) - www.giodo.gov.pl

En anmodning om å utøve individuelle rettigheter som angår behandlingen av personopplysninger skal sendes pr. e-mail til Eltel (se kontaktinfo på www.eltelgroup.com/en/data-protection-policy/).

Vennligst merk at vi kan be en registrert person om å bekrefte sin identitet for å sikre at vi ikke videreformidler personopplysninger til en uautorisert person.

9. Oppdatering av retningslinjer for personvern og manglende overholdelse

For å sikre overholdelse av den gjeldende databeskyttelseslovgivning med endringer kan disse retningslinjer for personvern til enhver tid endres av Eltel. Gjeldende retningsinjer for personvern vil alltid finnes på eltelnetworks.com/dataprotection. Alle brudd på disse retningslinjer skal rapporteres til Eltel. Brudd på retningslinjer blir tatt alvorlig og kan medføre at nødvendige tiltak blir tatt. Eltel har en skriftlig plan og prosess for håndtering av databeskyttelseshendelser.

En registrert person skal gi Eltel beskjed om endringer i personopplysningene om vedkommende for å legge til rette for nøyaktig og sikker behandling av personopplysninger. Se oversikt over Data Controller i de ulike juridiksjoner:

Data controller	Ansvarlig Land	Kontakt person	Data controller	Ansvarlig Land	Kontakt person

Eltel AB	Sverige	Juridisk direktør - Sverige	Eltel Networks Pohjoinen Oy	Finland	Juridisk direktør - Finland
Eltel Networks TE AB	Sverige	Juridisk direktør - Sverige	Eltel Networks A/S	Danmark	Juridisk direktør - Danmark
Eltel Networks	Sverige	Juridisk direktør - Sverige	Fiber og Anleg I/S	Damark	Juridisk direktør - Danmark
Eltel Group Oy	Finland	Juridisk direktør - Finland	Eltel Networks AS	Norge	Juridisk direktør - Norge
Eltel Networks Oy	Finland	Juridisk direktør - Finland	Eltel	Tyskland	Juridisk direktør - Tyskland
Eltel Networks Poland	Polen	Juridisk direktør - Polen	Eltel Academy Foundation	Polen	Juridisk direktør - Polen
Energoproject Krakow S.A.	Polen	Juridisk direktør - Polen	Eltel Networks Energetyka S.A.	Polen	Juridisk direktør - Polen
UAB Eltel Networks	Litauen	Juridisk direktør - Finland	AS Eltel Networks	Estland	Juridisk direktør - Polen